Una asesoría factura por expediente y paga por hora. Todo su margen cabe en una sola pregunta: cuántos clientes puede llevar cada persona.
Hoy ese número lo decide una tarea que no requiere ninguna de las cosas por las que se contrata a un asesor: teclear.
Cuánto cuesta hoy
Los tres números que hay que poner:
- Facturas por hora y persona. Cronometra de verdad, durante una mañana. Lo habitual está entre 25 y 50, según lo ordenado que venga el cliente.
- Días de cierre mensual. Desde que entra la última documentación hasta que el mes está cerrado.
- Horas persiguiendo documentación. Llamar, escribir, recordar. Casi nadie lo cuenta y en muchas asesorías es más tiempo que el propio tecleo.
Y uno más que conviene mirar aunque duela: cuánto se concentra en los diez días previos a cada vencimiento. El coste de una asesoría no es su media, es su pico.
Qué hace exactamente
Tres cosas distintas, y conviene no mezclarlas porque tienen dificultad muy diferente.
Leer y proponer el asiento. Extrae los datos de la factura y propone la cuenta contable aprendiendo de cómo se clasificó antes a ese proveedor y a ese concepto para ese cliente. No adivina: repite tu criterio. Al cabo de tres o cuatro meses acierta casi siempre, y un técnico valida en lugar de teclear.
Clasificar lo que entra. Un cliente manda veintidós archivos en un correo: facturas emitidas, recibidas, un extracto bancario, un contrato y una foto de un ticket. Ordenarlo por tipo, cliente y periodo es trabajo mecánico puro.
Reclamar lo que falta. El sistema sabe qué espera de cada cliente cada mes y detecta la ausencia: que falta el extracto de una cuenta, que no ha llegado ninguna factura de suministros. Y lo reclama solo. Esta es la que menos se espera y la que más tiempo libera.
Lo que no debe hacer: presentar. Lo sensato es que prepare y que una persona revise antes de enviar nada a la Administración.
Qué hace falta tener
- Volumen. A partir de 150 clientes de ciclo mensual compensa con holgura.
- Una entrada centralizada. Si la documentación llega a cuatro correos y por WhatsApp, lo primero es centralizar, y eso es gratis.
- Un plan contable estable. Si se reorganizan las cuentas cada ejercicio, el sistema se pasa la vida reaprendiendo.
- Histórico de clasificación. Dos ejercicios cerrados son oro: son los que enseñan tu criterio.
- Contrato de encargado de tratamiento. Es documentación de terceros y hay que tenerlo resuelto antes de empezar.
Qué se mide
| Indicador | Antes | Objetivo |
|---|---|---|
| Facturas por hora y persona | 35 | 120 de validación |
| Días de cierre mensual | 12 | 5 |
| Horas semanales reclamando documentación | 9 | 2 |
| Clientes por técnico | 55 | 80 |
El último es el que convierte esto en un proyecto de negocio y no en uno de eficiencia. Si cada técnico puede llevar veinticinco clientes más sin trabajar más horas, el proyecto se paga solo en un trimestre.
Cuándo no hacerlo
Si tus clientes son pocos y grandes. Veinte clientes con contabilidad compleja no son un problema de volumen, son uno de criterio, y el criterio no se automatiza.
Si vas a cambiar de software contable este año. Espera a tenerlo.
Si el cuello de botella es la revisión, no el tecleo. En despachos muy técnicos, teclear es el 20 % del tiempo. Automatizar ese 20 % no cambia nada.
Si esperas que elimine la revisión. No lo hace ni debe hacerlo. Lo que cambia es que se revisa en lugar de teclear, que es cuatro veces más rápido.
Encaje en el Bono IA
Es, junto con la lectura de facturas, el caso de uso que más se va a solicitar. Eso significa dos cosas: que está claramente dentro de lo que la ayuda pretende financiar, y que conviene que el tuyo esté bien medido y no presentado como «vamos a poner IA en la contabilidad».
El bono financiará servicios y soluciones, no licencias. Lo confirmado y lo pendiente.
El paso gratis de este mes: cronometra una mañana de contabilización y cuenta cuántas horas se van en perseguir documentación. El segundo número suele ser el que decide el proyecto.
El proceso visto desde el lado de la empresa que recibe las facturas está en dejar de teclear las facturas de proveedor, y el resto de casos del sector en el Bono IA para asesorías y gestorías.