Esta es probablemente la tarea más automatizable que existe en una empresa española, y la que más gente sigue haciendo a mano.
Alguien abre el correo, descarga el PDF, lo mira, abre el ERP, teclea proveedor, fecha, número, base, IVA, total, y lo asigna a una cuenta. Entre cuarenta segundos y tres minutos por factura. Multiplicado por cuatrocientas al mes.
Cuánto cuesta hoy
El coste real casi nunca es el que la empresa cree, por dos motivos.
El primero es que está repartido. No hay una persona dedicada a teclear facturas: hay tres personas que dedican a eso una parte de su día, y como nadie lo tiene en su descripción de puesto, nadie lo suma.
El segundo es que el coste grande no son las horas, es el retraso. Si las facturas se contabilizan con tres semanas de desfase, la empresa toma decisiones con información vieja: no sabe lo que debe realmente, no detecta un precio mal aplicado hasta que ya ha comprado tres veces más, y cierra el mes tarde.
Antes de empezar, pon estos tres números:
- Facturas recibidas al mes.
- Minutos medios por factura, cronometrando veinte de verdad.
- Días entre que llega la factura y queda contabilizada.
Qué hace exactamente
Lee el documento venga como venga —PDF nativo, escaneo, foto, adjunto de correo— y saca los datos: proveedor, CIF, número, fecha, base imponible, tipos de IVA, retención, total y las líneas de detalle si hacen falta.
Después hace dos cosas que son las que de verdad cambian el trabajo:
Casa la factura con el pedido o el albarán. Comprueba que lo facturado es lo que se pidió y al precio que se pactó. Esto es lo que detecta la diferencia de 40 euros que nadie iba a ver.
Propone la cuenta contable. No la adivina: la aprende de cómo se ha clasificado antes a ese proveedor y a ese concepto. Al cabo de unos meses acierta casi siempre.
Lo que sale no es una contabilización ciega, es una propuesta que una persona valida. Y ahí está la clave de que funcione: la persona pasa de teclear a revisar, que es diez veces más rápido.
Qué hace falta tener
- Que las facturas lleguen en digital a un sitio. Un buzón de correo dedicado vale perfectamente.
- Un ERP donde se pueda meter el apunte. Cualquiera con API, importación de ficheros o base de datos accesible. Son casi todos.
- Volumen. Por debajo de 150 facturas al mes, el ahorro de horas rara vez paga el proyecto.
- Un plan de contabilidad estable. Si cada año se reorganizan las cuentas, el sistema se pasa la vida reaprendiendo.
- Una persona que valide. Al principio todo, y al cabo de unos meses solo lo que el sistema marque como dudoso.
Lo que no hace falta: cambiar de ERP, cambiar de proveedores, ni pedir a nadie que mande la factura en un formato concreto. Eso último es importante, porque es lo que ha hundido muchos proyectos de este tipo: si la solución exige que tus 200 proveedores cambien cómo facturan, no va a pasar.
Qué se mide
| Indicador | Antes | Objetivo realista |
|---|---|---|
| Minutos por factura | 90 s | 15 s de validación |
| Horas semanales del equipo | 14 | 3 |
| Días hasta contabilizar | 18 | 2 |
| Diferencias detectadas al mes | 0 (no se miraba) | las que haya |
Ese último indicador es el que suele sorprender. Cuando empiezas a cruzar cada factura con su pedido, aparecen diferencias que llevaban años pasando: portes que no estaban pactados, precios de tarifa antigua, cantidades servidas de menos y facturadas de más.
Cuándo no hacerlo
Si el problema es el desorden, no el tecleo. Si las facturas llegan a cuatro correos distintos y a veces en papel a la oficina, lo primero es centralizar la entrada. Eso es gratis y a veces resuelve la mitad del problema.
Si vas a cambiar de ERP este año. Espera. Montarlo dos veces no tiene sentido.
Si el volumen es bajo y el retraso no te duele. Ciento veinte facturas al mes contabilizadas en tres días no es un problema que merezca un proyecto.
Si esperas el cien por cien de acierto. No lo vas a tener, ni lo necesitas. Un sistema que resuelve el 85 % y marca con honestidad el 15 % restante es un éxito; uno que acierta el 97 % pero no sabe cuándo duda es peligroso.
Encaje en el Bono IA
Encaja bien y por un motivo práctico: es un proceso con un principio y un final claros, un indicador obvio y un ahorro que se puede demostrar con datos que la empresa ya tiene.
El Bono IA financiará servicios y soluciones, no licencias de software, así que el proyecto se plantea como implantación de un proceso automatizado, no como el alta en una herramienta. Lo confirmado y lo que falta por saber.
Mientras tanto, lo que puedes hacer este mes sin gastar nada: cuenta las facturas que recibes y cronometra veinte. Con esos dos números ya tienes el punto de partida que la convocatoria va a pedir.